“Her şeyi kendi yapmak ya da bunun için itibar görmek isteyen biri ,büyük bir lider olamaz.”

                                                                                                           Andrew Carnaige

           

 

Bugünlerde birisine

 

“Nasılsın? “

“İşler nasıl gidiyor?”

 

Sorularını sorduğunuzda cevabı tartışmasız tek şekilde geliyor karşı taraftan.”O kadar yoğunum ki çok fazla çalışıyorum.”

 

Son yıllarda yabancı şirketlerin hızla pazara girmesi ve kapitalizmin  Türkiye sınırları içinde yükselen bir değer haline gelmesiyle ülkemiz için yeni ve farklı bir çalışma kültürü kendi kendine oluşmaya başladı bile. Çevrenizdekilerle konuşmaya başladığınızda ve konu iş hayatına geldiğinde herkes ne kadar çalıştığından ve çalışması gerektiğinden, uzun mesai saatlerinden, yetiştirilmesi gereken projelerden ve dosyalardan bahsediyor. İlk zamanlarda bize oldukça doğal ve profesyonel iş hayatının olmazsa olmazlarından biri gibi gelen bu sohbetler sonraları insanı düşünmeye itiyor. Gerçekten bu kadar kişi bahsettikleri kadar çalışıyorsa  ve çaba gösteriyorsa  verimli kalmayı nasıl başarabiliyorlar?

 

Bunlara ek olarak hayatımızın her alanında baskın olan emir –komuta zinciri iş hayatında da varlığını sürdürmeye devam ediyor.

Yöneticiler astlarına aslında sorumluluk verdiğini düşünürken onları kendi kararlarını alma inisiyatifi bulunmayan ve kendilerini geliştirmesine olanak sağlamayan durumlara sürüklüyorlar. Çalışanlar  sürekli bilgisayarlarında önlerine düşen yeni görevleri nasıl yetiştireceklerini düşüne dursunlar yöneticiler  çalışanlarına görev verip yeni bir şeyler öğrettiklerini sanıp bunun haksız gururunu yaşıyorlar.

 

Herkesin bildiği gibi gerçek bir ekip yaratabilmek  çok da kolay bir şey değildir.Öncelikle sizinle birlikte çalışanlarda aidiyet duygusunun olması gerekmektedir.Bu duygu ise sadece parayla değil çalışanları katılımcı bir hale getirmekle onları yetkilendirmekle mümkün olmaktadır.

 

Bir Yönetim Kavramı Olarak Yetkilendirme…

 

Bir yönetim kavramı olarak Luthans yetkilendirmeyi  bir çalışanın faaliyet alanı içinde herhangi bir kişiden onay almaksızın karar vermesine yönelik otorite şeklinde tanımlamaktadır.

 

Yetki verilen kişiler  cesaretli,risk alabilen,bu risklerin doğuracağı sonuçları öngörebilen, ortaya çıkan durumlara anında müdahale edip organizasyonun işlerliğinin yürümesine katkı sağlayabilecek  kişiler olmalıdır.

 

 

 

Yetkilendirmenin Ortaya Çıkışı…

 

Yetkilendirmenin ortaya çıkış nedenleri incelenecek olduğunda bu durumun insan psikolojisi ile birebir ilişkili olduğu gözlenmektedir.

 

Sektörlerle birlikte insan psikolojisi de hızla değişmektedir. Tıpkı hayatın diğer aşamalarında olduğu gibi artan rekabet koşullarında da yenilik yaratanların daha fazla özgürlüğe ihtiyaç duyduğu bir gerçektir. Hiyerarşik organizasyonlar çalışanları tarafından yapılarını değiştirmeleri ve daha yatay organizasyonlar kurmaları yönünde baskıya maruz kalırken, yöneticiler de verimliliğin artması için çalışanları kararlara daha fazla  katma eğilimindedirler. Çalışanlar arasındaki rekabetin de artmasıyla  çalışanlar artık  organizasyonun yapısı ve süreçleri içinde kendilerini daha çok gösterme isteği içindedirler.

 

Size Kazandıracakları…

 

Yetkilendirmenin şirketlere sağladığı  belki de en büyük katma değer  müşteri memnuniyetini sağlamadaki etkisidir. Artan rekabet koşullarında yeni müşteri elde etmenin zorluğu yanında,eldeki müşteriyi tutabilmek de günümüz şartlarında oldukça zorlaşmıştır.Bu nedenle müşterilerin taleplerine anında cevap verebilecek dinamik bir organizasyon yaratmak profesyonel iş hayatının gereklerinden biri haline gelmiştir.

 

Yetkilendirme yani delegasyon aynı zamanda  organizasyonun mevcut kaynak kullanımının en verimli hale getirilmesine doğrudan katkı sağlamaktadır.Yetkilendirme sayesinde yönetici adaylarının kendilerini geliştirmesi sağlandığı gibi,organizasyondaki mevcut kaynak kullanımı da en verimli hale getirilmektedir.

 

Çalışanlar bazında etkileri incelendiğinde ise yetkilendirmenin uygulanmaya başlamasıyla birlikte çalışanların performanslarında artış  da gözlenecektir.

 

Yetkilendirme bir anda karar verip hemen uygulamaya başlayabileceğiniz bir durum değildir.Öncelikle yapmanız gereken şey şirketinizin mevcut durumunu gözden geçirip çalışmaya hangi kademelerden başlayacağınızdır.Zira bir anda organizasyonun tüm kademelerinde yapılan bir değişiklik hayal kırıklığı yaratabilmektedir.

 

Yetkilendirmeye karar verdiğinizde ise süreçlerinizi etkili bir şekilde kontrol edebilmeniz açısından aşağıdaki noktaları  gözden geçirmenizde fayda olabilir:

 

 

 

Yetkilendireceğiniz kişileri doğru seçin…

 

Bu kişileri seçerken göz önünde bulundurmanız gereken en önemli şey bu durumun seçtiğiz kişinin becerilerine ve kişisel gelişimine katkı sağlayacağı ve kazanılan bu becerilerin sonrasında organizasyona artı değer olarak geri döneceğidir.

 

 

Bilgi Akışına Önem Verin…

 

Seçtiğiniz kişiyi görev ve sorumlulukları ve sizin beklentileriniz konusunda net olarak bilgilendirin.İşi doğru olarak tamamladığında ise neler kazanacağını ona gösterin.Bu yetkilendirme sayesinde sizin kazanımlarınızı somut bir şekilde anlatın.”Bu projeyi senin yürütmenle birlikte bundan böyle X projesine daha çok zaman ayırabileceğim” gibi. Yetkilendirmenin yapıldığı organizasyonlarda bilgi paylaşımına olumlu katkılar yapılmakla birlikte takım üyelerinin yaptıklarına ve verdikleri kararlara  ilişkin sorumlulukları da onaylanmalıdır.

 

 

 

Tüm Yetkiyi Bir Kişiye Verin…

 

Bu kişinin proje ile ilgili tam yetkili olduğunu kendisine ve diğerlerine hissettirin.Bunu yaparak iki şeyi aynı anda başaracaksınız.Öncelikle iş  başarılı ile tamamlandığında o kişi daha çok tatmin duygusu hissedecek diğer taraftan başarısız olması halinde kendisini sorumlu hissedecek ve daha iyisini yapmak için çaba gösterecektir.Ayrıca diğer çalışanların proje yetkilisinin kim olduğunu anlamalarını sağlayacaktır.

 

Fazladan İş  Değil Sorumluluk Verin…

 

Yetkilendirme ile fazladan iş yükü yüklemek açısından farklılıklar vardır.Çalışanlarınızı yetkilendirmek emek kişisel gelişimlerine katkıda bulunabilecek projelerde kendi inisiyatifleri ve özgürlük alanları içerisinde karar alabilmelerini sağlamak demektir. Yetkilendirme yapılırken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta geri dönüşümün ölçümlenebilmesidir.Bu sürecin sonunda şirkete katma değer sağlanmalı hatta organizasyon farklı bakış açılarıyla zenginleşmelidir.

 

 

 

Bitiş Zamanını Belirleyin…

 

Proje hakkında yetki verdiğiniz kişiyi bilgilendirirken projenin bitiş tarihi dahil hiçbir konuyu çelişkide ve ucu açık bir şekilde bırakmayın…Sonuçları istediğiniz tarih net olarak belirtin.Belirli aralıklarla yetki verdiğiniz kişiden size rapor vermesini isteyin.Yani kontrol mekanizmasını oluşturun ve işin gidişatı hakkında bilgi edinin.İşi tamamen üzerinizden atmayın.

 

Olumlu Geribildirim…

 

Hayatın her aşamasında olduğu gibi iş hayatında da her zaman olumlu geribildirimlerde bulunun.Yapılan yanlışlara değil nasıl daha iyi yapılabileceğine odaklanın.

 

 

Gerekli Kaynakları Sağlama ve Uyarıları Önceden Yapma …

 

Yetkilendirdiğiniz kişiye insan kaynağı da dahil gerekli olan tüm kaynakları sağlayın.Karşılaşabileceği zorluklar hakkında önceden bilgilendirme yapın tavsiyelerinizi verin.Uygulayıp uygulamamak bırakın kendisine kalsın.Örneğin “X departmanından Cem Bey’e kararlarını anlatmakta problem yaşayabilirsin.Benim tavsiyem …..”gibi

 

 

 

Çalışanlarınıza Arka Çıkın….

 

Eğer gerekiyorsa çalışanlarınıza arka çıkın ve verdikleri kararlara güvendiğinizi açık bir dille gerekli yerlere belirtin.

 

Başarı ve Başarısızlık Anlarında …

 

Projenin sonunda işi yapan kişi başarılı olmuşsa takdir edin ve başkaları tarafından bu başarısının bilinmesini sağlayın.Başarısızlık anlarında ise bunun sorumluluğunu üstünüze almalısınız.Bu demektir ki yetkilendirdiğiniz kişi bu proje için uygun değilmiş.Bu deneyimden ders alın ve bir dahaki sefere doğru kişiyi yetkilendirin. .