Çalışma hayatımızın  hızlı temposunda işlerimizi biraz daha kolay ve hızlı halledebilmek ve en azından iletişim konusunda daha az mesai harcamak adına kendimize göre çok çeşitli taktikler ve stratejiler geliştiriyoruz.Bu anlamda sürekli daha iyiyi ve daha hızlıyı bulmak adına çaba sarf edip  düşünüp duruyoruz.E-posta kullanımı bize bu konuda en çok yardımcı olabilecek yöntemlerden biriyken bu iletişim aracı düzgün kullanılmadığı zaman tabiri caizse işler zıvanadan çıkabiliyor.

E-Posta Kullanımı Hakkındaki Veriler…

Symantec şirketi tarafından Dynamics Markets’a yaptırılan bir araştırmaya göre günümüzde her beş çalışanda biri e-postalarına ulaşamadığı zaman panik oluyor.Çalışanların %15’i iki çalışma gününü e-posta için harcadıklarını belirtirken yarısından fazlası ise günde en az iki saatini bu işe ayırdığını söylüyor.

Araştırma sonucunda yapılan analize göre e-posta kullanımında çalışanları dört kategoriye ayırmak mümkün.Disiplin yanlısı olanlar,Bağımlılar,Fobisi Olanlar ve Bunalmış Olanlar şeklinde.

Tahmin edebileceğiniz gibi e-postalarına ulaşmadıkları zaman panik olduğunu söyleyenler bağımlılar grubunda yer alıyor.Bağımlılar mobil cihazlarla e-posta kontrolünü ofis dışından da sürdürmeye devam ediyorlar.Disiplin yanlıları e-posta kontrollerini ofis ve iş saatleri ile sınırlandıranlar.Bu gruptaki çalışanların iddiası ise iş ve ofis dışında mesajlarını kontrol etmelerinin ekstra stres yarattığı yönünde.Fobisi olanlar e-posta dışında teknoloji ile de yakın ilişki içinde olmayanlar olamayanlar.Bunalmış durumdaki çalışanlar ise kontrolsüz gelen mesajlardan öylesine bunalmış durumdalar ki mesaj kutularını açmaya korktuklarını belirtiyorlar.Bu grup aynı zamanda e-postalarını okuma oranında en düşük grup.Dolayısıyla bu grupta yer alan birine mail gönderdiğinizde mailinizin okunmama ihtimali oldukça yüksek.

Toplantı detaylarını kontrol etmek,Kontak bilgilerini yönetmek,belge bulmak ve görev delege etmek e-posta kullanımın en yaygın amaçları arasında yer alıyor.

Ve gerçekler….

Araştırmanın tamamını okuyup incelediğinizde bu sonuçların aslında gerçeklerle ve ne kadar tutarlı olduğunu görüyor içten içe “gerçekten böyle” demek zorunda kalıyorsunuz.Çünkü siz,çevreniz,çalışma arkadaşlarınız hepimiz bu grupların bir yerinde yer alıyoruz.Siz istediğiniz kadar kendinizi farklı şekilde konumlandırın artık hepimiz ucundan da olsa birer teknoloji bağımlısı ve mağduruyuz.

Ben kendi adıma konuşacak olursam işlerimi gerektiği zamanlarda yapılan telefon görüşmelerinden sonra genellikle e-posta ile halletmeye çalışırım.Fikrimce yazı her zaman söz ile ifadeden daha kesin ve net bilgiler içerir.Şirket içi ve/veya şirket dışı tüm ilişkilerde olması muhtemel “Ama sizinle böyle konuşmamıştık.Siz bana böyle söylememiştiniz.Bu konuyu netleştirmiş miydik?&

#8221; sorularını sıfıra indirgemeye çalışırım.Bu sayede olası yanlış anlamalarda “Evet,bu konuyu şu şekilde netleştirmiştik.” şeklinde bir cevabım olması benim için önemlidir çünkü.

(Bu arada iletişimin kesinlikle tek kanal ile yapılmaması gerektiğine ve çok farklı yollarla iletişim kurmanın da gereğine inanan biriyim.)Yüz yüze ya da sesli iletişimin daha sıcak ve samimi olduğunu bilsem de üslubunuza dikkat ettiğiniz takdirde oldukça nazik ve samimi mesajlar atılabildiğinin de farkındayım.

E-posta ile iletişim kurmak istememin bir diğer sebebi ise  saatlerce telefonda bekleyip oradan oraya aktarılmayı ortadan kaldırması ve ilgili kişiye direkt olarak ulaşma imkanı vermesi.Bu, size zaman şirketinize ise para tasarrufu sağlar.Özellikle karşınızdaki kişi de mesajlarına ve postalarına hızlı bir şekilde dönen biriyse birlikte çalışmanın zevkine doyum olmaz çünkü işler o kadar seri ve kesintisiz bir şekilde yürür ki yan masada oturan biriyle mi çalışıyorsunuz başka bir ülkedeki biriyle mi anlamazsınız bile.

Ancak her konuda olduğu gibi bu konuda da uygulamayı baltalayan arkadaşlar yok mudur kesinlikle vardır.

Öncelikle kendi gözlemlerim ve çevremdeki kişilerden duyduğum kadarıyla insanların en çok bozulduğu noktalardan biri alt-üst iliksisi olan ya da tamamen bağımsız kurumlarda yer alan kişilerin karşı taraftan bilgi talebinde bulunduğunda cevap verilmemesi.İnsanlar genelde cevap geç bile olsa razılar ancak karşı taraftan hiç ses gelmeyince bu duruma oldukça bozuluyorlar.

Bir diğer nokta ise nezaket mesajları diyebileceğimiz “Ben buna da dönmek zorunda değilim ki” dediğiniz ancak içten içe sadece bir cümleyle bile olsa geri döndüğünüzde gerçekten fark yaratacağınız hissettiğiniz mesajlardır.

Öneriler…

Araştırma sonunda çalışanlara e-postalarını kontrol etmek konusunda verilen öneriler ise şu şekilde sıralanmış:

1. E-postanıza ne zaman ve nerede eriştiğinizi düşünün

2. Acil bir haberleşme beklemediğiniz sürece işlerinizi bitirebilmek için belirli sürelerde çevrimdışı olarak çalışmaya gayret edin. Başka bir e-posta haberleşmesinin içine çekilmek için kendinizi mecbur hissetmeyin.

3. Gelen posta kutunuzu yönetin. Bir e-posta’yı okuyup, gereğini yaptıktan sonra dosyalayın. Gelen posta kutunuzdaki e-postaların sayısını azaltmak için sadece sizin aksiyon almanızı gerektirenleri saklayın. Çünkü bu mesajlar daha sonra sizin “yapılması  gerekenler” listenizi oluşturacak.

4. Elektronik haberleşmeye dayanan bir dünyada kaşılıklı konuşma çok daha değerlidir. Sadece karşılıklı konuşmanın mümkün veya uygun olmadığı zamanlarda e-posta’yı kullanın. 

5. Sizin mesajınızı gerçekten kimlerin bilmesi gerektiğini düşünün ve ona göre kopyalayın. Bir e-posta’ya dahil edilmiş iseniz “hepsini cevapla” seçeneğinin gerçekten gerekli olup olmadığına karar verin.

Verilen tavsiyeleri uyguladıktan sonra bir şeylerin değişip değmeyeceğini bilemiyoruz belki ama  bu konuda bir şeyler yapmak zorunda olduğumuzu da hepimiz içten içe hissediyoruz…

Referanslar:
http://www.kadinvizyon.com/article.php?aID=1138