“Hız”, çağımızın vazgeçilmez sözcüklerinden biri hâline geldi. Günlük hayatımızda bir tüketici olarak bir ürün satın aldığımızda ya da bir hizmet beklediğimizde, bu ürün/hizmetle ilgili almak istediğimiz tüm bilginin bize en hızlı ve en kolay yoldan ulaşması konusunda hemfikiriz. Gelişen teknolojinin hayatımızı kolaylaştırmak üzere sunduğu tüm fırsatlar sonucunda, tüketiciler olarak artık beklemeye tahammülümüz yok. Peki ya şirketler?

İş dünyasında sürekli değişen piyasa koşullarında; değişimler ve beklentiler karşısında hemen karar almayı, müşteriye en kaliteli ve en hızlı hizmeti sunmayı gerektiriyor. “Hız” söz konusu olduğunda ise, karar alma ve uygulama süreçlerinin birden çok aşamadan geçtiği hiyerarşik organizasyonlar, geçerliliğini giderek kaybediyor.

Hıza ayak uydurmak için... Çalışanlarınızı yetkilendirin.

Yetkilendirme kavramını, iş ile ilgili karar alma yetkisinin ve bu karar ile ilgili sorumluluğun çalışana ait olması olarak tanımlayabiliriz.

İnisiyatif alabilen, risk üstlenebilen, karar alabilen, aynı zamanda aldıkları kararın sorumluluğunu taşıyabilen çalışanlar; herhangi bir sorun karşısında yöneticilerine danışmaya gerek kalmadan çözüm bulabiliyorlar. Hızlı çözümlerin getirdiği yüksek müşteri memnuniyeti, şirketleri rakiplerinden bir adım önde konumlandırıyor. 

Koşullarınız ne kadar uygun?

Müşterileriniz ile birebir temas hâlinde bulunan çalışanlarınızı yetkilendirerek, müşteri beklentilerinizi çok kısa sürede karşılayan bir şirket hline gelebilirsiniz. Ancak yetkilendirme, bir anda karar verip uygulayabileceğiniz bir sistem değil, bir süreçtir. Bunun için öncelikle organizasyon yapınızın, çalışanlarınızın ve yönetim anlayışınızın yetkilendirmeye hazır olup olmadığını gözden geçirmelisiniz.

Bariyerleri kaldırın!

Çalışanlarınızın kendi kendilerini yönetebildiği bir şirket yaratmak istiyorsanız, bunu genel bir yaklaşım olarak tüm yapınıza yansıtabilmeniz gerekir. Bu aşamada genel anlamda uygulayabileceğiniz bazı adımlar şunlardır:

Her kararın çok basamaklı onay mekanizmalarından geçtiği bir organizasyonda; çalışanların işle ilgili kararlarını tek başlarına almalarını beklemek verimli sonuçlar doğurmayacaktır. İşe yönetim kademeleriniz arasındaki bariyerleri kaldırarak başlayın.

Yetkilendirmeyi tüm organizasyonunuzda aynı anda gerçekleştirmeye çalışmanız, özellikle daha önceden bu anlamda bir uygulamanız bulunmuyorsa bir kaosa neden olabilir. Kademe kademe gerçekleşecek bir yetkilendirme ile daha verimli sonuçlar alabilirsiniz.
Yetkilendirme kavramını paylaşılan ortak bir değer hâline getirerek tüm çalışanlarınız ve yönetim kadronuz tarafından benimsenmesini kolaylaştırabilirsiniz.
Çalışanlarınızın verdikleri kararlarda kazandıkları başarıları sistemli bir şekilde ödüllendirmeniz, özgüvenlerini artırarak onlara daha fazla inisiyatif alma konusunda cesaret verecektir

Çalışanlarınız yeterli bilgiye sahip mi?

Kendi kendini yönetebilen güçlü çalışanlara sahip olmak için öncelikle çalışanlarınızın gerek profesyonel gerekse kişisel gelişimleri ile ilgilenmelisiniz. Bunun için;

1. Şirketin misyon ve vizyonu, genel hedefleri ve değişen stratejileri hakkında çalışanlarınızı sürekli bilgilendirerek, “büyük resmi” görmelerini sağlayın.
2. Çalışanlarınızı aldıkları kararların uzun vadeli sonuçlarını değerlendirmek, değişim ve gelişim ihtiyaçlarını tespit ederek öneriler getirmek konusunda cesaretlendirin.
3. Doğru karar alabilmek, konuyla ilgili yeterli bilgiyi ve bu bilginin getirdiği öngörüyü kazanmakla mümkün olacaktır. Şirketinizde gerçekleştireceğiniz eğitim çalışmalarının yanı sıra, bilgi ve deneyimlerinizi onlarla paylaşarak profesyonel gelişimlerine destek olun.
4. Çalışanlarınızın mevcut yetkinlikleri, inisiyatif kullanma ya da risk almanın gerekli olduğu durumlar için yeterli olmayabilir.

• Ekip çalışmalarının ağırlıklı olduğu proje bazlı uygulamalarla başlayarak yönetim ve karar alma becerilerini geliştirmek,

• Gelişmeye açık yönleri konusunda yapıcı geribildirimler vermek,

• Başarıyı ödüllendirmenin yanı sıra hatalar üzerinden de öğrenmeleri yönünde yönlendirmek,

• Gerekiyorsa iletişim, yönetim ve organizasyon becerilerini geliştirme yönünde eğitim almalarını sağlamak,

• En önemlisi, onlara güven duyduğunuzu hissettirmek ve cesaret vermek;

çalışanlarınızın özgüvenlerini arttıracak ve kişisel gelişimlerine katkıda bulunacaktır.

Bunlara dikkat edin:

• Yetkilendirme kararınızda herhangi bir tutarsızlığınız, sisteme olan güveni sarsarak değişime karşı direnç yaratabilir. Bu yüzden, tek başınıza almanız gereken kararlar söz konusu olduğunda, bu durumu çalışanlarınızla paylaşmalısınız.

 • Çalışanlarınıza, aldıkları kararlarda bağlı kalmaları gereken kurum kültürü ve stratejileri gibi sınırlar konusunda gerekli bilgiyi vermeli; organizasyon yapınız çerçevesinde yetki ve sorumluluklarını net olarak tanımlamalısınız.

• Dinlemeyi öğrenmelisiniz. Çalışanlarınızın aldıkları kararlar ile ilgili gerekçelerine ve yeni fikirlere kulak vermelisiniz.

İş yükünüzü azalmak için... Çalışanlarınızı yetkilendirin!

Yetkilendirme ile birlikte geleneksel organizasyon yapılarındaki alışılagelmiş “yöneticilik” davranışlarını bırakarak “lider” olma yolunda ilk adımı da atmış oluyorsunuz. İş süreçleri ile ilgili her aşamanın sizin kontrolünüzden geçtiği, imzanız olmadan adım atılamayan günler geride kalıyor. En rutin işlemlerde bir karar veren kişi olmanın getirdiği iş yükünden kurtuluyorsunuz. Artık şirketiniz ile ilgili stratejik konulara daha çok vakit ayırabilir, piyasalardaki değişimleri yakından takip edebilirsiniz.

Son olarak, çalışanlarınızın şirketinizin görünen yüzü olduklarını hiçbir zaman unutmayın. Onların bulundukları kurumu ve işlerini nasıl algıladıkları; verdikleri hizmete ve müşteriler ile kurdukları iletişime birebir yansıyacaktır. Kendine güvenen, işini çalışanlarınız; yarattıkları hızlı çözümlerle şirketinizin rekabet avantajlarından biri olarak başarıya ulaşmanızı sağlayacaktır.