Organizasyon açısından entegrasyon, prosesler arasında daha sıkı bir koordinasyon yapısı kurarak işletme fonksiyonlarını biraraya getiren ve bilgi araçlarının etkin kullanımını sağlayan bir kavramdır. Bu sadece bir parçanın değil, satınalmadan stok kontrole, talep tahminlerinden, muhasebe kayıtlarını oluşturmaya kadar tüm işletme fonksiyonları arasında elektronik bir bağ kurulması anlamındadır. Temel hedef, tüm kullanıcıların ulaşabileceği tüm işletme süreçlerinin ve karar süreçlerinin üzerinde bulunduğu bir veritabanı oluşturabilmektir. Eğer organizasyon birbirinden bağımsız ve kendi stratejileri ile performans ölçütleri olan fonksiyonlar olmaktan öteye gidemiyorsa entegrasyondan söz etmek mümkün olmayacaktır.

Günümüzde entegrasyonu zorunlu kılan nedenler şu şekilde sıralanabilir:

Global Pazarlar

Global pazarlara ulaşabilmek için uluslararası firmalar bölgesel veya lider firmalarla işbirliği yapmaktadırlar. Entegrasyon, coğrafi engellerin etkisini azaltarak operasyonların etkinliğini arttırır.

Ürün ve Arz Zincirinin Kompleks Yapısı

Günümüzde mal ve hizmetler online ortamda işlem görebilmektedir, bu ise yüksek derecede otomasyon ve entegrasyon gereksinimi yaratmaktadır.

Ayni zamanda arz zinciri yapısının karmaşıklığı ve sinerji olanakları yaratabilme şansı organizasyon sınırları dışında entegrasyon gereksinimini güçlendirmektedir.

Dış Kaynak Kullanımının Artışı

Günümüzde çoğu firma özellikle maliyetlerini düşürmek için dış kaynak kullanımı yolunu seçmektedirler. Bu aşamada dış kaynak kullanımında hizmet sağlayıcı etkili bir biçimde kontrol etmek entegre bir süreç gerektirir.

Pazara Ulaşma Hızı

Şirketler ürün ve hizmetlerini pazara rakiplerinden daha hızlı sunabilmek için özellikle tedarikçileriyle işbirliğini geliştirmelidir. Entegrasyon bu alanda işbirliğinin temelini oluşturur.

Stok Seviyelerini Azaltma

Geleneksel iş modelleri gerçek arz ve talebi tahmin etmekte yetersiz kaldığından, şirketler önemli miktarda güvenlik stoku tutmak zorunda kalmaktaydı. Şirketler hizmet seviyelerini geliştirirken stoklarını azaltmak için partnerleriyle işbirliğini geliştirmeli ve enformasyon akışını koordine etmelidir.

İşletme süreçlerinin bütünleştirilmesi sonucu organizasyon içerisindeki bilgilerin işlenme ve kullanılma yöntemleri değiştiğinden, süreçlerin hızlan

ması ve daha güvenilir hale gelmesi sözkonusu olacaktır. Bu durum rekabet avantajı sağlayacağından bütünleşik sisteme geçme kararı yöneticiler açısından stratejik öneme sahip bir yatırım kararıdır.

Tümü ile entegre bir işletim sisteminin faydalarından biri de, yazılımın yeteneğine bağlı olarak işletmeye kayıpları ve atıl kaynakları azaltabilme ve verimliliği arttırma olanağı sunabilmesidir. Entegre bir işletme sistemi, sadece homojen iş fonksiyonları içerisinde bağ kurmakla kalmaz ayni zamanda birbirinden bağıŭsız fonksiyonları da birbirine bağlar. Bunun sonucu olarak, her bir bağımsız fonksiyon tarafından üretilen bilgiler tüm kullanıcılar tarafından sistemde rahatlıkla bulunabilir ve kullanılabilir. Bu da işletmeyi bir bütün olarak daha üst düzey bir koordinasyon, hizmet kalitesi ve performans ölçülerine taşır. 

Ancak bu faydalarına karşın işletmelerde entegrasyonu zorlaştıran etmenler de vardır. Bunlar:

1.Organizasyonel Yapı

Günümüzde çoğu organizasyonel yapı, fonksiyonel bölümlere göre yapılandırılmış yetki ve sorumluluklar içermektedir. Bu geleneksel yapı, çalışanları da kendi fonksiyonel yapısının özgül iş ve sorumlulukları ile ilgili kılar. Sonuç olarak; her bölüm kendi fonksiyonel başarısını hedefler.

Başarılı bir entegrasyon ise bundan daha fazlasını gerektirir, yöneticilerin ve çalışanların fonksiyonel sınırlarının ötesine bakabilmelerini ve değerlendirebilmelerini.

2.Enformasyon Teknolojisi

Enformasyon teknolojisi başarılı bir entegrasyon için anahtar faktördür. Ancak organizasyonlarda enformasyon teknolojisi uygulamaları organizasyonel düzene göre düzenlenmiştir. Çoğu veritabanı sistemi departmanların özgül fonksiyonları için yapılandırılmıştır. Veri paylaşımı gereksinimi organizasyonlarda varolan enformasyon teknolojilerinin yeniden gözden geçirilmesini gerekli kılar.

3.Ölçüm ve Değerlendirme Sistemleri

Enformasyon teknolojisine benzer olarak geleneksel ölçüm ve değerlendirme sistemleri de fonksiyonel yapıyı temel almaktadır. Ölçüm ve değerlendirme sistemlerinin büyük bölümü organizasyonel yapının aynasıdır. Entegre bir yapının oluşturulması yeni bir performans değerlendirme sisteminin oluşturulmasını zorunlu kılar. Oluşturulacak performans yönetim sistemi, yöneticilerin fonksiyonel bakış açısı yerine prosese odaklanmalarını sağlayacak nitelikte olmalıdır:

YASİN ALTAŞ

yasinaltas@yahoo.com
yasinaltas@gmail.com